Jak skutecznie zarządzać czasem?
Wartość czasu doceniamy zwykle dopiero wtedy, gdy zaczyna go nam brakować. Nie możemy go kupić, pożyczyć czy zmagazynować, choć próbujemy go oszczędzać. Nie jesteśmy w stanie cofnąć czasu ani przyspieszyć jego biegu, nie możemy więc nim zarządzać.
Wartość czasu doceniamy zwykle dopiero wtedy, gdy zaczyna go nam brakować. Nie możemy go kupić, pożyczyć czy zmagazynować, choć próbujemy go oszczędzać. Nie jesteśmy w stanie cofnąć czasu ani przyspieszyć jego biegu, nie możemy więc nim zarządzać. Możemy natomiast określać priorytety dla swoich działań i kierować się nimi w wyborze tego, któremu poświęcimy nasz czas. Każdy z nas może nauczyć się zarządzać SOBĄ w czasie, aby korzystać z niego w możliwie najlepszy sposób.
Czy wiesz, że tylko 15 minut zmarnowanych każdego dnia pozbawia cię aż 90 godzin w roku? Lepsza organizacja własnej pracy jest kluczem do wielu sukcesów, dlatego coraz większy nacisk kładzie się na efektywne wykorzystywanie dostępnego czasu. Nie chodzi bowiem o to aby nauczyć się pracować ciężej, szybciej lub dłużej, ale aby pracować mądrzej.
Efektywna praca i efektywne zarzadzanie sobą w czasie wiąże się z umiejętnością stawiania sobie możliwych do zrealizowania celów. Dzięki temu możemy uporządkować nasze działania, ustalić ich hierarchię i zwiększyć prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu. Bez planowania łatwo doprowadzić do chaosu, zamieszania, gdzie trudno odnaleźć właściwą kolejność zadań. Właściwie określony cel ułatwia również kontrolę skuteczności własnych działań – jeżeli wiemy, co chcieliśmy osiągnąć, łatwo ocenić, czy nam się udało.
Jakie warunki powinien spełniać właściwie sformułowany cel?
Wymierny – określ szczegółowo co chcesz osiągnąć, jaki ma być efekt twojego działania.
Ambitny – ustalaj cel które wymagają pewnego wysiłku i rzeczywiście mają dla ciebie wartość.
Realny – oceń czy twój cel jest możliwy do zrealizowania, czy jesteś w stanie go osiągnąć.
Terminowy – staraj się umiejscawiać swoje zadania w czasie, określ termin wykonania celu.
Efektywny – formułuj takie cele, które są dla siebie ważne, których zrealizowanie przybliży cię do osiągnięcia sukcesu.
Planowanie własnych działań pozytywnie wpływa również na samoocenę. Każdy z nas chce mieć wpływ na własne życie, możliwość wyboru, podejmowania decyzji. Nie chcemy natomiast aby życie płynęło bez naszego udziału, aby „przelatywało nam między palcami’. Aby tak się nie stało należy jednak wziąć odpowiedzialność za własne działania i wyznaczać sobie priorytety, w przeciwnym wypadku zrobią to inni.
POLECAMY:
Podejmowane przez nas czynności mają różne znaczenie dla ustalonych celów. Zdarza się, że angażujemy się w działania, które nie tylko nie pomagają, ale wręcz uniemożliwiają realizację naszych priorytetów, ważne jest więc, aby ocenić co ma dla nas w danym momencie znaczenie.
Istnieje również wiele przeszkód, które mogą skutecznie przeszkodzić ci w realizacji twojego celu. Telefony, awarie sprzętów, niespodziewane wezwania na rozmowę z szefem – wszystko to nie tylko odrywa nas od pracy ale również utrudnia ponowne skupienie się nad zadaniem. Efektywne planowanie powinno uwzględniać potencjalne zakłócenia i umożliwiać ich uniknięcie. Jeżeli w twojej firmie do południa urywają się telefony i w dzikim pędzie biegasz na wezwanie szefa, nie planuj na ten czas tworzenia skomplikowanego sprawozdania.
Istnieje kilka sposobów, które ułatwiają ustalanie priorytetów i skuteczne dążenie do ich osiągnięcia. Praktycznym narzędziem jest tzw. Matryca Eisenhowera, składająca się z czterech ćwiartek określających wartość celu i czas jego realizacji. Decyzja, czy zaangażujemy się w dane działanie, zależy od dwóch czynników: ważności i pilności. Matryca Eisenhowera umożliwia rozkład zadań na tabeli, gdzie każda ćwiartka określa znaczenie w oparciu o wspomniane czynniki: ważność i pilność.
Jeżeli zadanie ma dla nas znaczenie i jego wykonanie przybliży nas do sukcesu, określamy je jako ważne. Jeżeli natomiast istotny jest termin wykonania zadania, określamy je jako pilne. Dzięki umiejscowieniu zadań na poszczególnych ćwiartkach matrycy, możemy w prosty sposób ustalić co tak naprawdę jest dla nas ważne, a co nie ma szczególnego znaczenia, mimo że wymaga pilnej reakcji.
Efektywne planowanie czasu wymaga pełnego zaangażowania, skupienia na własnej aktywności i gotowości do zmiany starych nawyków. Jakie są najważniejsze zasady, które należy uwzględniać przy planowaniu ?
• Zapisuj co masz do zrobienia następnego dnia, stwórz listę zadań i przeanalizuj ją pod kątem ważności i pilności.
• Ustalaj realne i terminowe cele - niech twoje działania będą możliwe do zrealizowania, zawsze umiejscawiaj swój cel w czasie, ustalaj termin realizacji.
• Kontroluj postępy – będziesz bardziej zmotywowana, gdy uświadomisz sobie, jak wiele celów już zrealizowałaś.
• Nadrabiaj braki – Nie udało się tobie zrobić wszystkiego, co sobie zaplanowałaś? Pamiętaj o nadrobieniu zaległości.
• Bądź konsekwentny – Planowanie wymaga wytrwałości. Nie trać więc zapału i nie rezygnuj z ustalonego planu.
(dja/sr)
