Jak walczyć z uciekającym czasem?

Niedokończone sprawy, odkładane w nieskończoność. Piętrzące się dokumenty na biurku. Rachunki do zapłacenia, o których zapomnieliśmy. Wizyta u lekarza, którą mieliśmy odbyć miesiąc temu. Wyjazd na urlop, na który nie możemy znaleźć dogodnego terminu. Gdy zaczynamy myśleć o tym, co planowaliśmy w ostatnich miesiącach, a czego nie udało nam się zrealizować, pojawia się ta sama refleksja - nieustannie brak nam czasu na to, co chcielibyśmy zrobić.

Czas „przecieka nam przez palce”, gdy odwlekamy podejmowanie decyzji o realizacji zadań lub wykonanie zaplanowanych działań. Świadome i nawykowe odkładanie na później spraw, których nie lubimy, choć mamy świadomość, że powinny być zrealizowane od razu – to częsty błąd popełniany w zarządzaniu czasem.

Z takim nastawieniem nie jest nam łatwo do nich wrócić i nadrobić straty, szczególnie, gdy spiętrzają się inne problemy. Kłopoty z organizacją czasu przede wszystkim wynikają z braku umiejętności planowania oraz odróżniania zadań mniej istotnych czy pilnych, od tych naprawdę ważnych. Poczucie marnowania czasu pojawia się najczęściej wtedy, gdy gubimy się w chaosie spraw do zrobienia, nie wyznaczając sobie celów i priorytetów.

Na ogół wpadamy wtedy w panikę i próbujemy zająć się wszystkim na raz, aby w ten sposób przyspieszyć realizację zadań. W rezultacie działamy chaotycznie, nerwowo, co nie przynosi spodziewanych efektów. Nic dziwnego, że dość szybko się zniechęcamy, przerzucamy się z jednej sprawy na drugą, wpadamy w złość, gdy nie udaje nam się zrealizować choćby jednego zadania w sposób satysfakcjonujący.

Co wtedy zrobić? Przede wszystkim postarać się o wewnętrzny spokój. Ochłonąć. Dać emocjom ujście, poczuć je w ciele, nazwać, zaakceptować, że je przeżywamy. Pobyć trochę ze swoją złością, rozgoryczeniem, rozdrażnieniem, bezradnością, smutkiem, żalem itp. A potem zastanowić się, w jaki sposób zrealizować potrzeby ładu, porządku, terminowości itp.

Strategią, która może wtedy pomóc jest na przykład wypisanie na kartce tego, co planujemy, co jest przed nami, i określenie hierarchii wartości, co jest ważne, co jest pilne, co można odłożyć i na kiedy, a co wymaga jeszcze przemyślenia itd. Potem trzeba podjąć decyzję, w jakim okresie (od kiedy do kiedy) możemy zrealizować to, co planujemy.

Często bowiem „nie wyrabiamy” się z zadaniami i mamy poczucie, że ogrom obowiązków nas przerasta, gdy nie określamy sobie ram czasowych co do poszczególnych działań. Albo nawet jeśli je ustalimy, to nie wpisujemy ich do kalendarza, i odkładamy z tygodnia na tydzień, albo zaczynamy znowu myśleć o wszystkim na raz. Brak konsekwencji w przestrzeganiu zaplanowanych terminów to poważna przeszkoda, z którą musimy się zmierzyć.

Problemy z samodyscypliną sprawiają, że sprawy spiętrzają się i jest nam coraz trudniej nad nimi panować – wracamy do chaosu myśli i emocji. Wpadamy wtedy w stan permanentnego zmęczenia, przeciążenia i frustracji. Taki stan pogłębia się, gdyż wciąż dręczą nas zaległości, o których trudno przestać myśleć. Przemęczenie daje o sobie jeszcze bardziej znać, gdyż przygnębieni ilością spraw do załatwienia, na ogół nie umiemy też znaleźć i zaplanować czasu na odpoczynek.

Pułapki naszego poczucia zmarnowanego czasu tkwią też w tym, że często nie umiemy mówić „NIE” w sposób asertywny. Czas, który zaplanowaliśmy na inne działania, poświęcamy np. niezapowiedzianym rozmówcom, spełnianiu życzeń innych osób. Zaspokajamy potrzeby innych. Wysłuchujemy po raz dziesiąty koleżanki, która opowiada o swoich małżeńskich problemach, robimy zakupy dla cioci, która od jakiegoś czasu uznała, że to nasz obowiązek i zleca nam ich wykonanie bez zapytania, czy możemy nadal tę pomoc zrealizować itd. Skupiając się na prośbach czy żądaniach innych osób wokół, zapominamy o terminach realizacji przyjętych własnych zadań i oddalamy je od siebie.

Tymczasem wiele tzw. „przeszkadzaczy” może zaczekać, gdy jesteśmy świadomi tego, jakie są nasze osobiste priorytety, cele, wartości, potrzeby czy pasje. Wtedy zyskujemy pewność, na czym się skupić, jakie działania i w jakiej kolejności podejmować. W ten sposób od pośpiechu i przeciążenia natłokiem spraw przechodzimy do realizacji własnych świadomych wyborów, koncentrując się przede wszystkim na jakości tego, czego się podejmujemy.

Czas, który minął, jest nie do odzyskania. Zamiast więc skupiać się na rozpamiętywaniu błędów, warto zacząć świadomie zarządzać czasem, który jest przed nami i już dziś wprowadzać zmiany. Każdy nowy dzień to okazja do uczenia się skupienia się na sprawach naprawdę dla nas ważnych i pilnych do realizacji, koncentracji na tym, czym obecnie się zajmujemy, konsekwencji w przestrzeganiu wyznaczonych terminów, planowania zadań z kalendarzem oraz ich realizacji zgodnie z przyjętym przez siebie harmonogramem.

Alicja Krata – mediator; trener, superwizor; Prezes Zarządu Fundacji Mediare: Dialog-Mediacja-Prawo; założycielka Szkoły Miłości, w ramach której prowadzi coaching oraz warsztaty dla osób i par, które chcą budować dobre relacje, dialog i współpracę, tworzyć szczęśliwe związki.

(akr/bb)

* Polki odpoczywają zbyt rzadko*

* Organizacja dnia, czyli na nic nie mam czasu*

* Przedsiębiorcza jak matka*

* Wciąż pracuję – czy dziecko na tym ucierpi?*

Kursy zarządzania czasem