Wyznania sekretarek: PPP, czyli przynieś, podaj, pozamiataj

Nowy dyrektor przejmuje obowiązki od swojego poprzednika.
- Powiedz, jaka jest ta twoja sekretarka?
- Taka jak każda.
- No, ale coś konkretniej?
- Hm… Stary, powiem ci tak: jeżeli chodzi o fachowość, to dupa. Ale jako "dupa" - to fachowiec!
To tylko jeden z krążących w internecie dowcipów o sekretarkach. W dodatku, w porównaniu z innymi, bardzo delikatny. Sekretarka czy asystentka to w powszechnym mniemaniu w końcu tylko para odzianych w kusą spódniczkę nóg i zadbanych dłoni, wprawnymi ruchami parzących kawę i kserujących dokumenty. Kaśka (imię zmienione), 33-letnia asystentka z prawie 10-letnim doświadczeniem przyznaje: - Pokutuje przekonanie, że nie jesteśmy niezbędnym członkiem ekipy.
I zaraz dodaje: - Tylko że gdy nas zabraknie, to się nagle wszystko wali.

Kaśki kariera zawodowa zaczęła się jeszcze w czasie studiów - ot, szukała pracy, żeby zarobić na czesne i tak ogólnie, na życie. Udało jej się złapać fuchę recepcjonistki w dużej firmie i Pana Boga za nogi trochę też, bo to, jak twierdzi sama Kaśka, "najłatwiejsza praca, w której można jakiekolwiek bardziej ludzkie pieniądze zarobić". Zakres obowiązków to była klasyka gatunku: odbieranie telefonów, obsługa skrzynki mailowej, kontakt z klientami, drukowanie prezentacji, no i oczywiście nieodłączne parzenie kawy.
Po roku było jej jednak mało, ambicja pchała ją wyżej, została więc asystentką działu marketingu, gdzie już nie tylko drukowała prezentacje, ale przede wszystkim sama je przygotowywała i przedstawiała. - Moja praca nie odbiegała właściwie od tego, co robili specjaliści od marketingu. Tylko że oni mieli oczywiście dużo wyższe pensje - opowiada Kaśka. Już wtedy wiedziała, że nieoficjalna definicja asystentki brzmi: "wór do wrzucania wszystkiego, czego nie da się wcisnąć innym".

Ada (imię zmienione) ma 31 lat, pracy na stanowisku sekretarki / asystentki / specjalistki od PPP, czyli przynieś, podaj, pozamiataj (niepotrzebne skreślić) liznęła kilka ładnych lat temu. Przez ponad dwa lata zdążyła poznać wszystkie smaki tego zawodu: od słodyczy nieustannego ruchu, nowych zadań i kontaktów z ludźmi (które z racji pogodnego usposobienia i gorącego temperamentu Adzie bardzo przypasowały) po gorycz telefonów służbowych w czasie urlopu, dźwigania kartonów z ulotkami czy latania z mopem w eleganckiej spódnicy i na obcasach. - Byłam taką à la recepcjonistką, bo moje biurko znajdowało się tuż przy wejściu, siłą rzeczy więc wypełniałam od a do zet obowiązki recepcjonistki, i jednocześnie jakby asystentką pani wiceprezes. Mówię "jakby", bo to było mocno freestyle'owe. Niby masz w umowie wyznaczony zakres obowiązków, ale w praktyce jest on taki: robisz to, co ci ktoś każe, po prostu - wyjaśnia Ada.

Kaśka przytakuje, słowo-klucz "zakres obowiązków", odmieniane przez wszystkie przypadki w czasie rekrutacji, roztrzaskuje się o kant biurowej rzeczywistości. - To, o czym się mówi na rozmowie kwalifikacyjnej nijak ma się do tego, co przychodzi później robić. Większość zawiera się w magicznym punkcie umowy o pracę: "inne obowiązki" - wyjaśnia. I dodaje, że wszystko zależy od ludzi, którym przychodzi asystować. - Gdy pracowałam jako asystentka biura, nie miałam problemu z tym, że osoby z innych działów zlecały mi różne zadania, bo odnosiły się do mnie z szacunkiem, a ja czułam się doceniana i potrzebna. Dopiero jak zostałam asystentką dyrektora handlowego zaczęło mi ta multizadaniowość przeszkadzać. Był po prostu beznadziejny, nie miał zupełnie szacunku do ludzi, traktował mnie, jak pomiotło od parzenia kawy. Tragedia.

Ada na swoją jedyną szefową, której była asystentką, nie może narzekać (na pensję już tak, bo zarabiała wtedy niewiele ponad średnią krajową). - Pani prezes nie była człowiekiem, który uprzykrzałby mi pracę. Oprócz tego, że mało mi płaciła (śmiech). Nie dawała mi się we znaki, nie wykorzystywała mnie po pracy do załatwiania jej prywatnych spraw. Poza tym była bardzo kulturalna, w ogóle nie przeklinała, zwracała się do ludzi z szacunkiem. Słowa "proszę, dziękuję, przepraszam" bez trudu przechodziły jej przez gardło - mówi Ada. Choć jednocześnie przyznaje, że niektóre z wyznaczanych jej zadań były upierdliwe czy po prostu absurdalne.
Na przykład: powkładanie kilkudziesięciu tysięcy ulotek w osiem tysięcy kopert, przyklejenie znaczków i adresów, opieczętowanie, wysłanie do klientów. Czas: bagatela, 5 dni. - Zostawałam po godzinach, mój chłopak przychodził mi pomagać, mieliśmy pocięte od tych kartek palce, bo nawet rękawiczki nie pomagały. A oprócz tego miałam całą masę swoich codziennych obowiązków do wykonania - opowiada Ada.
We znaki szefowa dała jej się też wtedy, gdy wyznaczyła zadanie na cito, na już, na wczoraj, no, maksymalnie za półtorej godziny ma być zrobione - po czym wysłała ją do pobliskiej restauracji z misją zorganizowania lunchu dla klientów, których akurat gościła. Ada się z lunchem wyrobiła, z zadaniem numer jeden już nie, przecież się nie rozdwoi. - Miała do mnie pretensje, czemu nie skończyłam tego, co kazała mi zrobić. Polemika nie miała żadnego sensu, powinnam umieć zorganizować sobie czas pracy - wspomina.

To by było na tyle, więcej niedogodności Ada już dziś nie pamięta. No, może jeszcze taką, że cokolwiek by się w firmie nie zawieruszyło, dajmy na to paczka, którą Ada odebrała i osobiście do rąk własnych adresatowi doręczyła, to i tak była jej wina. - Byłam wtedy młoda, miałam nieco ponad 20 lat, brakowało mi asertywności, dałam sobie wchodzić na głowę, nieraz to i robić z siebie chłopca do bicia - przyznaje.
W pracy asystentki podobał jej się natomiast kontakt z ludźmi, od kurierów po bardzo ważnych kontrahentów z zagranicy, jak też ferwor organizacyjny - rezerwowanie szefowej wyjazdów, biletów lotniczych, hoteli. Ada: - Ale przyznać trzeba, że pani prezes była osobą bardzo samodzielną, potrafiła poradzić sobie sama, gdy na przykład spóźniła się na samolot, nie musiałam więc dzwonić z Warszawy do Londynu, żeby zorganizować jej taksówkę.

Kaśki doświadczenia z prezesami i dyrektorami (obu płci) to już całe spektrum. Co warto odnotować - i co Kaśka zdecydowanie podkreśla - ona sama nie ma problemu z tym, że czasem trzeba się przelecieć ze szczotką czy mopem, coś posprzątać, coś przenieść. - Po pierwsze żadnej pracy się nie boję. Poza tym nie mam takiego podejścia, że jestem zbyt ważna, żeby po sobie ogarnąć, jak mi się coś na przykład rozleje. A i zdarzało mi się przeciskać po starym zakurzonym magazynie i dźwigać ciężary, żeby pomóc handlowcom - wyjaśnia.
Po drugie - dla zaprawionej w asystenckim fachu Kaśki każdy pan prezes i pani dyrektor jest po trosze dzieckiem. - Nawet nie biorę pod uwagę tego, że cokolwiek mogliby sobie sami zorganizować. Wiem, że jeżeli tego nie zrobią, bo zasiedzą się na spotkaniu, zapomną albo nie uda im się złapać taksówki, to i tak będzie moja wina. A poza tym wychodzę z założenia, że moim zadaniem jest zorganizowanie życia pana prezesa czy pani prezes tak, żeby im je ułatwić i pozwolić skoncentrować się na podejmowaniu kluczowych decyzji - podkreśla.
W każdej pracy trochę czasu zajmuje jej rozeznanie, kto rzeczywiście potrzebuje pomocy, bo zwyczajnie ugina się pod ciężarem obowiązków, a kto tylko szuka okazji, żeby sobie trochę pobumelować i scedować swoją robotę na jakiegoś "frajera". Kaśka: - Ja generalnie nie daję sobie wchodzić na głowę, taki mam charakter. Reszta to kwestia ustawienia sobie relacji z ludźmi. Telefony służbowe na urlopie na przykład? Zdarzało się, że dzwonili z firmy, gdy byłam na wczasach, a nawet w szpitalu. Pozwalam na to, ale tylko wtedy, gdy są to sytuacje pilne, krytyczne, i nie zdarzają się zbyt często.

Co do samej elity natomiast - czyli kadry dyrektorskiej i prezesowskiej - Kaśka podkreśla, znów, że "wszystko zależy od człowieka". Ale jakby przyszło jej generalizować, to powiedziałaby, że z magicznymi słówkami "dziękuję" i "proszę" nie ma problemu, choć to drugie, jak na jej oko, to raczej pokłosie "ciągot do amerykańskiego stylu pracy, wtrącania 'please' na początku lub końcu każdego polecenia niż kultury osobistej". Gorzej z "przepraszam", to słyszy się bardzo rzadko. - Jeżeli chodzi o kulturę osobistą, to mam różne doświadczenia. Jeden pan prezes na przykład nie zwracał uwagi na to, że siedzi w gabinecie przy otwartych drzwiach, moje biurko znajduje się vis-à-vis niego, a on pierdzi i beka. Nie wierzę w to, że się zapominał, bo to było notoryczne - opowiada Kaśka.
Na szarym końcu jej prywatnego rankingu przełożonych plasuje się jednak inny prezes, szef potężnego molocha, kilka tysięcy pracowników. - Wyżywał się na mnie za wszystko, miał pretensje za rzeczy, na które nie miałam wpływu, na przykład, że samolot jest opóźniony dwie godziny. Na wszystkich pracowników miał pozakładane teczki, w których odnotowywane było każde najdrobniejsze "przewinienie". Nie można było nic mu powiedzieć, obronić się, bo to wywoływało jeszcze większą agresję - opowiada Kaśka. - Po jednej takiej akcji kazał mi, delikatnie mówiąc, zejść mu z oczu. Zjeżdżając z "piętra bogów", zahaczyłam więc o dział HR, wręczając wypowiedzenie. Miałam już nagraną inną pracę.

Asystentka musi być perfekcyjną gospodynią, która wyrwana nawet przez sen wyrecytuje, że jedna ze skarpetek z reniferem jest w koszu na brudy, druga suszy się na kaloryferze w łazience, mleko było otwarte półtora dnia temu, a zapasowa ładowarka od komórki wpadła za regał z książkami. Tak wynika z opowieści Ady i Kaśki.
Pierwsza z nich wspomina, że już pierwszego dnia pracy szefowa powiedziała jej: czuj się tu jak pani domu, wszystko powinno interesować cię po trochu. - I faktycznie musiałam być gospodynią tej firmy, zajmować się wszystkim, od zaopatrzenia biura, przez witanie każdego gościa, po kontakty z konserwatorami budynku, kiedy się na przykład zapchał kibel - mówi Ada. I dodaje: - Musiałam też znać odpowiedź na każde pytanie.

Druga wtrąca: - Powiem więcej - asystentka musi nie tylko znać odpowiedź na każde pytanie, ale przewidzieć te, na które przełożony jeszcze nie wpadł. Inaczej się tego czasowo ogarnąć nie da, jeśli przychodzi co pięć minut latać i się dowiadywać. Nie ma ludzi, którzy wiedzą wszystko, ale jako asystentka musisz przynajmniej do tego dążyć. Bo tak jak prezes czy dyrektor musi się orientować, co się dzieje w firmie, w końcu to on czy ona spina cały ten bajzel, tak samo asystentka musi się orientować, bo jest ich przedłużeniem. Jest jak matka, która nad wszystkim trzyma pieczę.

Ada do pracy w charakterze asystentki nie wróciłaby "za żadne skarby świata" - ale nie dlatego, że było jej tak źle, po prostu tak się przez te kilka lat zmieniła, czuje, że właśnie wkracza na właściwą ścieżkę zawodową. Kaśka z kolei póki co nie myśli o zmianie zawodu. - Moja obecna praca bardzo mi się podoba, mój szef jest świetnym gościem, jest między nami jakaś zawodowa chemia, mamy podobny styl pracy. Czuję się ważna, doceniana, potrzebna. Wcześniej też tak bywało, ale nie zawsze.

Zobacz także:
Ubierz się modnie za grosze