Konsultant ślubny - czy warto go zatrudnić?

Konsultant ślubny to ekspert branży ślubnej, który pomaga zorganizować ślub i wesele parze młodej. Warto podkreślić, że ta pomoc opiera się o wytyczne, które ustala się przy podpisaniu umowy. 

Konsultant ślubny to także koordynator ślubu i wesela, czyli osoba, która zajmuje się przypilnowaniem przebiegu ustalonych wcześniej spraw. Zaplanowanie dnia ślubu i wesela to jedno, ale dopilnowanie, by te wszystkie ustalenia wcielono w życie, to właśnie zadanie konsultanta ślubnego.

Najczęstszym mitem, który kojarzy się z usługą planowania wesel, jest odebranie przyjemności z organizacji wesela i brak decyzyjności pary. Tak naprawdę jest na odwrót. 

To właśnie dzięki konsultantowi ślubnemu organizacja wesela jest przyjemniejsza, bo wszystkie stresujące sprawy związane z technicznymi kwestiami załatwia wedding planner na życzenie pary młodej. Warto podkreślić, że bez ostatecznej aprobaty pary młodej konsultant ślubny nie podejmie żadnych decyzji. To tak jak w przypadku remontu domu – nikt nie wybierze za nas płytek bez naszej zgody. 

Czasami na ślubnych grupach spotykam się ze stwierdzeniem, że organizacja ślubu to taka frajda, że szkoda oddawać tę przyjemność komuś innemu. Inne panny młode piszą, że nie potrzebują pomocy, bo mają zaradne mamy, przyjaciółki i siostry, które są mocno zaangażowane w organizację ich wesela. Jeszcze inne wypowiadają się, że nie są w stanie uwierzyć, że ktoś zrobi to tak dobrze, jak one same. 

Powyższe przykłady to panny młode, które prawdopodobnie nie będą klientami agencji ślubnych. To kto nimi jest?

Są pary, które trafiają do agencji ślubnych już w trakcie organizacji swojego ślubu. Z pewnych względów nie są już w stanie samemu zajmować się przygotowaniami lub jest to dla nich zbyt stresujące. Czasami wynika to z braku czasu z uwagi na wykonywany zawód. Często pary te organizują wesele na odległość i ze względu na miejsce zamieszkania (inne miasto lub państwo), nie są w stanie zdalnie wszystkim się zająć lub nie mają nikogo, kto by mógł im w tym pomóc. 

Są też takie pary, które nie chcą nikogo bliskiego obciążać organizacją ślubu, i jednocześnie nie czują się na siłach, by zrobić to samodzielnie. I znów, powodem zatrudnienia wedding plannera może być jeden z tych, które wymieniłam powyżej – czas, zawód, miejsce zamieszkania. 

Do tych par dołączają jeszcze te, które w obecnych czasach potrzebują pomocy eksperta, który w razie kolejnych obostrzeń pomoże przełożyć wesele tak, by było to jak najmniej stresujące i prawie bezkosztowe. 

Zakres usług konsultanta ślubnego wybiera sama para młoda w zależności od tego, na jakim etapie planowania ślubu trafia do agencji. Chcę podkreślić, że agencję ślubną można zatrudnić w każdym momencie organizacji swojego wesela. 

Usługi, które proponuje konsultant ślubny:

• Organizację wesela kompleksowo – czasami pary młode chcą, by wedding planner zorganizował dla nich ślub i wesele całościowo, wtedy mówimy o organizacji ślubu i wesela od a do z. 

• Organizację wesela tylko w wybranych usługach – decydując się na konsultanta ślubnego, można wybrać konkretny zakres usług, np. gdy para młoda ma już lokal, fotografa i kamerzystę, ale szuka dobrego zespołu, dekoracji i papeterii, to właśnie te usługi może zamówić za pośrednictwem agencji. 

• Koordynację podczas dnia ślubu, czyli pilnowanie ustaleń w dzień wesela

Koordynacja jest dodawana do kompleksowej organizacji ślubu, czasami także do częściowej. Są pary, które mają czas i potrafią zorganizować wesele samemu, ale czują, że w dniu ślubu nie chcą spędzać cennych chwil na pilnowaniu wszystkich ustaleń. Warto dodać, że do konsultanta ślubnego można zgłosić się tylko po samą koordynację.

Niektóre agencje mają także konkretne pakiety, przygotowane w oparciu o najpopularniejsze usługi wybierane przez pary młode, np.:

• Organizacja ślubu plenerowego, np. cywilnego, humanistycznego, symbolicznego, albo usługa organizacji ceremonii w plenerze, która łączy ślub cywilny z humanistycznym/symbolicznym.

• Organizacja wesela w plenerze, przy wybranym lokalu lub na terenie prywatnym, nawet we własnym ogrodzie.

• Organizacja ślubu zagranicznego lub wesela za granicą. Do niedawna to właśnie ten rodzaj wesel cieszył się ogromną popularnością wśród par młodych, które szukały pomysłu na swój dzień.

• Wesela last minute – czyli organizacja wesela w ostatniej chwili. Szczególnie w tym niepewnych czasach usługa ta staje się popularna. Pary czekają do ostatniej chwili z decyzją o organizacji, by mieć pewność, że obostrzenia w pandemii pozwolą na wymarzony ślub. I dlatego decydują się na organizację w krótkim czasie. 

• Ślubna pomoc, czyli ratowanie organizacji wesela, gdy np. jeden z usługodawców wynajęty przez parę młodą nagle zachorował, a do ślubu zostało kilka dni. 

• Stylizacja ślubu – tutaj najczęściej zalicza się pomoc w określeniu stylu i kolorystyki wesela, znalezienie odpowiedniej ekipy dekoratorsko-florystycznej i oświetleniowej, znalezienie papeterii ślubnej. Czasami w tym pakiecie jest stylizacja pary młodej i orszaku ślubnego. 

• Konsultacje lub warsztaty ślubne – to propozycja dla tych panien młodych, które chcą zorganizować wesele samodzielnie, ale chętnie dowiedzą się jak to zrobić profesjonalnie. Wiele agencji oferuje możliwość płatnych konsultacji lub szkoleń, na których można dowiedzieć się jak zorganizować własne wesele bez stresu, na co zwracać uwagę przy organizacji ślubu i jak sprawić, by pieniądze na wesele były dobrze wydane. 

Zanim podpiszecie umowę z agencją ślubną, wedding planner wybada oczekiwania. Poprosi o wypełnienie ankiety, dzięki której pozna oczekiwania, przygotuje kosztorys ślubu, byście poznali realne ceny na rynku ślubnym i dopyta o priorytety. 

Dowiecie się jakie są możliwości organizacji wesela według waszego planu, jaki jest potrzebny na to budżet. A jeśli przedstawiony przez konsultanta szacunkowy koszt znacznie przekracza wasze możliwości, warto o tym porozmawiać. Konsultant wie, na których elementach można zaoszczędzić, a na których nie warto. 

Konsultant przygotuje umowę, czasami także poprosi o pełnomocnictwo na piśmie, by mógł w waszym imieniu podpisywać umowy i rozliczać się z usługodawcami. 

Następnie otrzymacie harmonogram, czyli rozpiskę całej organizacji ślubu na poszczególne miesiące i dni.

Następnie konsultant ślubny zaczyna pracę. Do jego zadań będzie należeć między innymi:

• Pilnowanie budżetu ślubnego – na początku para młoda ustala, ile pieniędzy chce przeznaczyć na swoje wesele, na czym jej najbardziej zależy, a konsultant pilnuje, by nie przekroczyć tych wydatków.

• Znalezienie odpowiednich wykonawców, wyselekcjonowanych, dopasowanych do wytycznych klientów

• Sprawdzenie ofert i umów,

• Podpisanie umów w imieniu klienta, 

• Dopilnowanie wszystkich płatności – zaliczek/zadatków dla usługodawców, przypilnowanie transz, rozliczenia po wykonaniu usługi.

• Organizowanie spotkań z klientami i usługodawcami. Tutaj warto nadmienić, że są to najczęściej spotkania ograniczone do minimum, ale niezbędne dla podjęcia decyzji.

• Organizacja spotkań on-line – w ostatnich latach spotkania poprzez Skype, WhatsApp i inne tego typu platformy są coraz popularniejsze. Dzięki nim o wiele łatwiej i szybciej organizuje się wesele, gdy para młoda nie może być na miejscu. 

Trzeba pamiętać, że każda agencja ślubna może mieć własne zasady pracy z parą młodą, np. nie każda konsultantka ślubna jeździ ze swoją panną młodą na przymiarki do salonów sukien ślubnych, ale już wszystkie polecają sprawdzone salony i mogą umówić przyszłą pannę młodą na przymiarki.

Przygotowałam zestaw pytań, które mogą pomóc rozstrzygnąć, czy organizować wesele samemu czy z pomocą konsultanta ślubnego. 

• Czy wesele jest dla Ciebie ważnym wydarzeniem w życiu?
• Czy masz określone wymagania co do ślubu i wesela?
• Czy przejmujesz się tym, by o niczym nie zapomnieć?
• Czy potrafisz zarządzać budżetem?
• Czy masz wysoką odporność na stres?
• Czy masz czas, by zająć się organizacją ślubu?
• Czy masz kogoś, kto pomoże Ci przy organizacji ślubu?
• Czy masz zaufane osoby, które pomogą Ci w przygotowaniach przed i w dniu wesela?
• Czy mieszkasz w mieście/w państwie, w którym organizujesz wesele?
• Czy potrafisz negocjować?
• Czy jesteś dobrze zorganizowana?
• Czy lubisz wyzwania?
• Czy uznajesz, że jeśli coś zostało ustalone, to tak musi być, czy przyjmujesz do wiadomości, że ktoś może o czymś zapomnieć, nie dotrzymać słowa?
• Czy Twoje wesele będzie trudne logistycznie? 
• Czy wiesz co zrobić, jeśli organizacja wesel będzie odgórnie zabroniona? Czy wiesz jak przełożyć termin ślubu?

Czy warto korzystać z usług wedding plannera? Jeśli czujesz, że dzięki temu oszczędzisz nerwy, czas, pieniądze, to zacznij szukać swojego eksperta od ślubów.

Agencja Spinki od 2006 roku walczy ze schematami, pokazując, że wesele to nie jest tylko przyjęcie – to celebracja wyjątkowej chwili. Założycielka Spinek Karina Ciosk-Komorowska tę wiedzę przekazuje także na szkoleniach - uczy branżę ślubną, wykładając od 2009 roku w swojej Akademii Pani Spinki, a także podczas warsztatów na targach ślubnych, na wykładach na uniwersytetach i na spotkaniach z branżą.