Jak prowadzić trudne rozmowy z szefem?

Trudne rozmowy z szefem, nie należą do najłatwiejszych, ale są nieuniknione. Jak zatem rozmawiać, by stały się one okazją do współpracy, a nie walki przypominającej ring bokserski?

Niektórzy są przekonani, że lepiej być sceptycznym i nastawiać się na niepowodzenie, bo w ten sposób uniknie się rozczarowania. Takie nastawienie to tzw. dziurawe koło ratunkowe, które skutecznie ciągnie nas w dół, bo jeśli już na początku nie wierzymy w pozytywne rozwiązanie trudnej sytuacji, to sami sobie utrudniamy osiągnięcie sukcesu w rozmowie z szefem. Jeśli od razu myśli „Z nim to nie można normalnie rozmawiać”, „ Nie ma nawet co próbować” to z takim czarnowidztwem, skazujemy siebie na niepowodzenie. Warto zaprogramować się na powodzenie, tylko to daje nam szansę na sukces, owszem nie zagwarantuje nam ono sukcesu, ale daje na szansę na jego osiągniecie.

Warto przed trudną rozmową spisać sobie pozytywne afirmacje, które będziemy powtarzać sobie w myślach na kilka dni przed taka rozmową oraz w jej trakcie. Naprawdę to pomaga! Pozytywne myśli dodają nam pewności siebie i budują pozytywną atmosferę w czasie rozmowy. Kiedy będziemy nastawieni pozytywnie, nie będzie w nas przygnębienia, złości i agresji i pokażemy szefowi, że chcemy rozmawiać o trudnych sprawach w atmosferze współpracy a nie walki.

To rzeczywiście trudna sytuacja. Ciężko nam jest bezpośrednio powiedzieć „Szefie, Ty się mylisz, a ja mam racje”. Wiemy, że szef jest naszym przełożonym i traktujemy go jako autorytet, a ciężko przeciwstawić się autorytetowi. Ale szef się czasami myli, ponieważ nie ma wyłączności na posiadanie racji. Warto w takich sytuacjach dyplomatycznie powiedzieć swoje racje, najlepiej kiedy jesteśmy sam na sam z szefem. Mądry przełożony doceni nasze sugestie i naszą odwagę, że mówimy mu swoje zdanie. Owszem szef, który ceni klakierów i uważa, że tylko on ma monopol na racje, nie tylko nas nie doceni, ale też ostro zgani.

Kiedy nie zgadzamy się z szefem nie warto mówić zwrotów typu: „Nie zgadzam się” „ To jest złe rozwiązanie”, „Nie ma sensu, to co Pan mówi” itd. Powiedzmy raczej: „To ważne, co Pan mówi. Ale proszę wziąć pod uwagę jeszcze jeden drobny szczegół - i tu rozwiń swoją koncepcję. Dajmy szefowi szansę, by mógł wycofać swoją mylną opinię, zachowując twarz. Podajmy mu nowy szczegół, pokażmy nowy punkt widzenia, tak by szef powiedział: „Po przemyśleniu i analizie muszę powiedzieć, że Pani koncepcja jest lepsza dla naszej firmy.” A kiedy mamy lepszy pomysł od szefa powiedzmy: ”W zeszłym tygodniu przedstawił Pan nowy pomysł strategii marketingowej. Myślałem o tym i w oparciu o Pana pomysł przygotowałem kilka sposobów na realizację”. Zawsze pytajmy o przyzwolenie na przedstawienie swoich racji i pomysłów. „Czy mogę podsunąć kilka pomysłów ulepszenia tego projektu?”, „Czy byłby Pan otwarty na inną strategię rozmowy z klientem, niż ta, o której właśnie rozmawiamy?” Szef zapytany o pozwolenie na wyrażenie uwag, rzadko
odmówi.
Najważniejszą kwestią jest okazywanie szacunku dla stanowiska szefa. Dlatego pamiętajmy, że nie warto krytykować błędnych decyzji szefa w kuluarach i rozpowiadać w firmie jaki to ten, nasz szef jest głupi.

Nareszcie dostaliśmy wymarzoną propozycję pracy, będziemy więcej zarabiać, awansujemy a może w końcu będziemy robili w pracy to co lubimy, a nie to co musimy. Podekscytowani mamy ochotę pójść do szefa i wygarnąć mu wszystkie swoje żale, pretensje i złości. Lub na odwrót, mamy zamiar odejść, nic nie mówiąc, tylko składając wypowiedzenie na biurku. Zarówno gniew jak i próba uniknięcia rozmowy z szefem pokazuje, że żywimy do niego urazy. Nie warto tak się zachowywać, bo nie wiemy czy w przyszłości nie spotkamy się z naszym przełożonym a i nie pożądane byłoby, by zła opinia o nas szerzyła się wśród pracodawców.

Przede wszystkim, idąc z wypowiedzeniem, nie starajmy się przełożonemu dopiec i nie mówmy: „Otrzymałam propozycję finansową na miarę moich kompetencji”, „Przechodzę do firmy, która dba o swoich pracowników”. Być może tak jest, ale po co o tym dyskutować, kiedy odchodzimy? Powiedzmy, po prostu, że dostaliśmy lepszą propozycję, nie musimy wdawać się w szczegóły. Powiedzmy też, że w obecnej pracy wiele się nauczyliśmy i zdobyliśmy cenne doświadczenie. Pamiętajmy, że nawet te złe doświadczenia są cenne, bo wiemy czego mamy unikać i czego nie chcemy w przyszłej pracy. Informując szefa o odejściu warto nie robić tego z nonszalancją. Nawet jeśli szef zachowa się nieładnie, zacznie krzyczeć, to da świadectwo o sobie. My spróbujmy zachować się z klasą i odejść w aurze ogólnego szacunku.

Kiedy zaczeka nas trudna rozmowa z szefem, przyjdźmy na spotkanie kilka minut wcześniej. To da nam chwilę na uspokojenie, opanowanie emocji i zaowocuje pewniejszą postawą. Kiedy wkraczamy do gabinetu szefa, starajmy się być pewny siebie, ale nie bądźmy aroganccy i wyniośli. Podczas rozmowy nie spierajmy się i nie walczmy z szefem. Mówmy spokojnie, rzeczowo i na temat. Unikajmy jak ognia:

- Postawy roszczeniowej pt.: „Należy mi się podwyżka, bo inni też ją dostali”
- Postawy „sierotki Marysi” pt.: „Muszę, dostać ten urlop, bo mam małe dzieci”
- Szantażu szefa, zmianą pracy, petycjami, rozmowami z zarządem itd.
- Wdawania się w emocjonalną dyskusje i słownych przepychanek
- Głosu pełnego gniewu, wyrzutu lub wręcz przeciwnie błagalnego i przesadnie uniżonego

Zasada trudnych rozmów: Brońmy własnych praw i racji, uznając jednocześnie prawa szefa i szanujmy jego odmienne zdanie.