Wieczni „odkładacze”
„Co masz robić dziś, zrób jutro” oto dewiza ludzi, którzy notorycznie odkładają sprawy na później. Na biurku mają mnóstwo papierów, zaległych dokumentów, w poczcie czeka kilkanaście maili na odpowiedz, a telefon ciągle dzwoni, bo zdenerwowani klienci wciąż domagają się obiecanej oferty. Odkładanie spraw na później to poważny problem zapracowanych ludzi.
„Co masz robić dziś, zrób jutro” oto dewiza ludzi, którzy notorycznie odkładają sprawy na później. Na biurku mają mnóstwo papierów, zaległych dokumentów, w poczcie czeka kilkanaście maili na odpowiedz, a telefon ciągle dzwoni, bo zdenerwowani klienci wciąż domagają się obiecanej oferty. Odkładanie spraw na później to poważny problem zapracowanych ludzi.
Okazuje się, że co piąty z nas notorycznie odkłada na później, to co powinien zrobić natychmiast. Kolejny raz mówimy sobie: „Zaraz to zrobię”, to nasze „zaraz” oznacza za miesiąc albo „nigdy”. Zamiast więc działać zwlekamy, odraczamy w czasie czekające nas zadania, nie wykonujemy projektów na czas, nie oddzwaniamy do klientów w umówionym terminie itd. To odkładanie zaczyna nas irytować, męczyć, ale nadal nie umiemy podjąć decyzji „Robię to dziś”. I tak niezałatwione sprawy, zdania, projekty ciągną się za nami w nieskończoność narażając nas jednocześnie na krytykę przełożonych i współpracowników.
Psychologowie uważają, że notoryczne odkładanie jest wynikiem między innymi: braku wiary w siebie, lęku przed porażką, unikaniem ryzyka, niewiarą w sukces, wewnętrznym niepokojem. Odraczanie obowiązków to swego rodzaju autosabotaż, który staje się po jakimś czasie naszym nawykowym zachowaniem. Wbrew pozorom problem odkładania spraw nie dotyczy tylko ludzi leniwych. Piers Steel, amerykański psycholog z Uniwersytetu Calgary, twierdzi na podstawie swoich badań, że około 25% populacji nie potrafi natychmiast poradzić sobie z trudnymi sprawami i odkłada je na później.
Problem ten dotyczy bardzo często osób zapracowanych i nadmiernie aktywnych zawodowo. Są to również osoby, które mając do wyboru zrobienie czegoś co muszą zrobić na czas wybiorą to, co sprawia im przyjemność. Żyją bowiem według zasady: „Dziś odpocznę, zabawię się, a jutro popracuje i nadrobię zaległości”. To osoby, którym trudno się skoncentrować, łatwo się rozpraszają i zawsze znajdują setki wymówek, by odłożyć wykonanie danego zadania. Odkładają więc wszystko na ostatnią chwilę i pracują dopiero wówczas gdy poczują presję czasu. Lubią bowiem pracować pod presją, ale odbija się to na jakości wykonanej przez ich pracy. Często owocuje to niezbyt dokładnym wykonaniem danego projektu lub pobieżnym przygotowaniem oferty dla klienta.
Są też ludzie, którzy odwlekają wykonywanie zadań albowiem boją się porażek i krytycznych opinii współpracowników, przełożonych lud podwładnych Osoby, te wolą więc nie dość dokładnie przyłożyć się do swoich zadań niż przyznać się przed sobą i innymi, że nie umieją lub mają trudności z wykonaniem danego zadnia bo np.: zabrakło im potrzebnych umiejętności czy wiedzy. Psycholog Piers Steel twierdzi, także, że mistrzami odkładania są częściej mężczyźni niż kobiety.
Zwlekaniem i odkładaniem spraw na później wyrządzamy sobie sami krzywdę ponieważ niezałatwione w porę sprawy ciągle nad nami „wiszą” i denerwujemy się, że musimy je zrobić. Odwlekamy, bo chcemy zyskać na czasie i zająć się czym milszym, ale tak naprawdę to skazujemy siebie na przykrości i nerwy albowiem nadmiar piętrzących się spraw przygniata nas i zmniejsza naszą motywację do ich wykonania. Czujemy irytację, złość i mamy poczucie że przestajemy kontrolować sytuacje.
Jednocześnie odwlekanie trzyma nas w szponach przeszłości i nie pozwala na cieszenie się teraźniejszością. Nasze wysiłki bowiem są skierowane na to czego nie zrobiliśmy. Zamartwiamy się, stresujemy i dręczymy myślami typu: „Znowu nie zrobiłem tego wczoraj” , „Znów mam 10 zaległych spraw do nadrobienia”. Ludzie, którzy notorycznie odkładają to co mają do zrobienia narażają samych siebie na gorsze samopoczucie, frustrację oraz mniej efektywną pracę.
Odkładanie spraw na tzw. ”jutro” nie daje nam więc możliwości pełnego zaangażowania się w życie tu i teraz. Warto zdać sobie sprawę, że podstawą zdrowia psychicznego jest umiejętność życia w teraźniejszości z uwzględnieniem przyszłości a nie ciągłej obecności w przeszłości. Załatwienie spraw od razu, pozwali nam na natychmiastowe uporanie z zadaniami lub trudnymi projektami. Dzięki natychmiastowemu działaniu, od razu pozbędziemy się danej sprawy a w weekend nie będziemy już musieli nadrabiać zaległości tylko z czystym sumieniem będziemy mogli odpoczywać.
Kerry Gleeson twórca programu osobistej efektywności poleca następujące metody walki z notorycznym odkładaniem:
- Rozpoznaj zaległe sprawy i spisz je na kartce 2. Ustal hierarchie ważności tych spraw 3. Po opracowaniu listy zaległości przystąp od razu do działania 4. Kieruj się zasadą, mówiącą że „Tylko jendą zaległą sprawę możesz zrobić w jednym czasie”. Nie ma sensu nadrabiać wszystkich zaległych spraw w jeden dzień. Jeśli bowiem będziesz chciał zrobić zbyt wiele na raz, tak naprawdę zrobisz niewiele i poczujesz się zdenerwowany, przytłoczony i dojdziesz do wniosku, że nie dasz rady. Oprócz powyższych metod warto zastanowić się nas swoją indywidualną przyczyną nawyku odkładania spraw na później.
Sprawdźmy co jest powodem naszego odwlekania:
• Nieefektywna organizacja czasu pracy • Nieumiejętność natychmiastowego działania • Trudności z koncentracja • Lęk przed porażką • Niewiara we własne siły • Zmęczenie • Wypalenie zawodowe • Tendencja do wycofywania się z trudnych sytuacji
Bardzo często odwlekamy dane zadanie, bo jest ono dla nas zbyt zagrażające, nieprzyjemne, konfliktowe. Boimy się konformacji i dlatego wolimy nic nie robić, niż od razu podjąć odpowiednie działania i mieć daną sprawę „z głowy”. Może więc warto popracować nad wizerunkiem własnej osoby i sposobem myślenia o sobie samym? Jeśli zaczniemy wierzyć w siebie, w swoje możliwości i rzeczywiście będziemy przekonani, że damy sobie radą nawet z trudnymi sprawami, to będzie nam łatwiej wziąć się za nie od razu.
Warto także zdać sobie sprawę, że to my w naszej głowie tworzymy wyobrażenia na temat tego: że dany projekt jest tak strasznie trudny, że klient jest taki meczący, że szefa ciężko zadowolić itd. Tak spostrzegając i oceniając dane zadania boimy się ich i w efekcie odkładamy ich załatwienie na później. Większość z nas po prostu przesadza i wyolbrzymia dane sytuacje i czekające nas zadania. Tymczasem jak już podejmiemy się ich wykonania, to okazuje się, że wcale nie było tak źle. Może więc, od dzisiaj zaczniemy działać w myśl zasady: „Co mam zrobić dziś, zrobię od razu!”
