Czym grozi bałagan na biurku?
Przeciętny pracownik spędza 150 godzin rocznie na szukaniu dokumentów na biurku! Wygląd naszego biurka jest ważnym elementem kreowania naszego wizerunku w oczach kolegów z pracy, klientów, przełożonych, czy partnerów biznesowych.
Bałagan na biurku
Na biurku od samego rana witają nas sterty dokumentów, karteczek, notatek, gazet, papierowych teczek, skoroszytów itd. Prawie każdy z nas ma problemy z porządkiem na biurku i nie rozwiązują tego ani kolejne szuflady, nadstawki, czy powiększenie blatu.
Rozejrzyj się po swoim biurku i zastanów się: Kiedy ostatnio nie mogłaś znaleźć jakiegoś ważnego dokumentu? Ile czasu zajęło ci jego szukanie? Na spodzie sterty papierów leży jakiś dokument. Czy wiesz jaki? Kiedy go tam położyłaś? Pamiętasz? Wtedy pewne myślałaś, że kiedyś ci się przyda. Czy kiedykolwiek z niego skorzystałaś? Najnowsze badania dowodzą, że 48% z nas gromadzi stosy papierów, a podstawową zasadą zarządzania „stertą” jest jej ciągłe przeszukiwanie. Ponad 40% pracowników biurowych przyznaje się do regularnego gubienia dokumentów, a przeciętny pracownik spędza 150 godzin rocznie na szukaniu dokumentów na biurku (dane z badań amerykańskich z lat 2004-2005).
Warto zatem zadbać o ten bałagan i pokusić się o uporządkowanie papierów by zaoszczędzić sobie czas spędzany w pracy. Jeśli na biurku będzie panował porządek, to zaczniemy pracować wydajniej, czyli krócej. Chaos w miejscu pracy wpływa niekorzystnie na naszą psychikę i efektywne wykonywanie obowiązków. Warto wiedzieć, że przeciętnie: spędzamy ponad 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów, tworzymy 19 kopii tego samego dokumentu oraz gubimy 1 na 20 dokumentów (na podstawie: PriceWaterhouseCoopers Survey, Gartner Group Survey, Work Habits 2005).
Czym grozi bałagan na biurku?
Amerykańscy naukowcy dowiedli, że nic tak nie wpływa na efektywność i skuteczność pracy człowieka, jak wystrój biurka i wygląd miejsca pracy. Jak dowiedli psycholodzy z amerykańskiej firmy Open Ergonomice, porządkowanie biurka jest bardzo ważną czynnością dla naszego zdrowia psychicznego. Po przeprowadzeniu ankiety wśród 2000 osób, naukowcy odkryli, że bałagan na biurku może być przyczyną schorzeń, dolegliwości fizycznych i psychicznych. U 40% ankietowanych nieład i nadmierna ilość papierów na biurku doprowadzały do wściekłości, agresji, ale nie robili oni nic, by to zmienić.
Kiedy na naszym biurku panuje nieład, chaos i niczego nie możemy znaleźć, warto zdać sobie sprawę że bałagan powoduje: - rozdrażnienie, bo widzimy, ile czeka jeszcze niezałatwionych, spraw i niewykonanych zadań; - niecierpliwość, która owocuje spadkiem energii, a co za tym idzie spadkiem wydajności pracy; - frustracje, co zwiększa u nas niezadowolenie z pracy i wykonywanych obowiązków; - nadwrażliwość i nerwowość, która jest wynikiem ciągłego szukania potrzebnych nam w danej chwili papierów.
ZOBACZ RÓWNIEŻ
Tak więc wygląd biurka, czyli co i jak jest na nim ułożone, ma duży wpływ na to, jak będziemy wykonywać swoją pracę: z ochotą czy niechęcią, zapałem czy brakiem motywacji, efektywnie czy ospale. Każdy z nas ma zapewne własną definicję „bałaganu”, ale brak odpowiedniego porządku wpływa nie tylko na efektywność i wydajność pracy, ale także na nasze samopoczucie oraz zadowolenie z pracy.
Co biurko mówi o nas samych?
Panuje przekonanie, że „im więcej mamy na biurku papierów, tym bardziej pokazujemy innym, że ciężko pracujemy”. Z kolei idealny porządek budzi podejrzenia, że nie pracujemy i obijamy się. Osoby, które mają notoryczny bałagan na biurku, są często spostrzegane i oceniane jako bałaganiarze i lenie. Nierzadkie są też opinie, że nagromadzenie papierów na biurku świadczy o nieradzeniu sobie z pracą i powierzonymi obowiązkami.
Wygląd naszego biurka jest zatem ważnym elementem kreowania naszego wizerunku w oczach kolegów z pracy, klientów, przełożonych, czy partnerów biznesowych. Wiele można o nas powiedzieć na podstawie tego, co dzieje się na naszym biurku. Umeblowanie i aranżacja pomieszczenia, w którym pracujemy, stanowi ważny przekaźnik informacji o nas. Dzięki temu możemy kreować swój wizerunek np. osoby życzliwej i ciepłej, która trzyma fotografie, kwiaty na biurku, osoby romantycznej, która na biurku ma kolekcje pamiątek z wakacji, lub odwrotnie osoby stwarzającej bariery, pedantycznej, która ma wręcz perfekcyjny porządek, albo tzw. „twórczej osoby” z „uroczym bałaganem” na biurku.
Każdy z nas na swoim biurku trzyma dokumenty np. zapakowane w teczkach, rozrzucone po całym biurku, poukładane w odpowiednie „kupki” , które często przenoszą się poza biurko na podłogę lub pedantycznie wręcz z nieskazitelną precyzją ułożone na biurku i w szufladach. Z biurka można zatem dużo dowiedzieć się o innych, jak i o nas samych.
Jak zachować porządek na biurku?
Papierów na biurku nie da się całkowicie wyeliminować, trzeba zatem w sprytny i przemyślany sposób nad nimi zapanować. Można zastosować kod kolorystyczny, który w szybki i skuteczny sposób pozwoli na opanowanie stosów papierów oraz pozwoli na szybkie odnajdywanie poszukiwanych dokumentów pośród wielu innych znajdujących się na biurku. Badania nad ludzką percepcją dowodzą, że najefektywniejsze jest zastosowanie trzech kolorów, które wystarczają do oznaczenia najważniejszych obszarów działalności, a przede wszystkim są łatwe do zapamiętania i rozróżnienia. Są to kolory doskonale widoczne: czerwony, niebieski, żółty.
Następnie zaleca się podzielenie zgromadzonych dokumentów na trzy podstawowe działy lub tematy i przypisanie im jednego z trzech kolorów. Możesz np. przypisać określony kolor do poszczególnych klientów lub możesz sprawy pilne i bardzo ważne trzymać w czerwonym segregatorze na biurku, sprawy umiarkowanie ważne w niebieskim, a w żółtym takie, które można spokojnie odłożyć na półkę nad biurkiem.
Warto też: - Nie trzymać na biurku starych, nie przeglądanych od tygodniu papierów oraz takich kartek i karteluszek, które zawierają dane o załatwionych już sprawach oraz dokumentów, które możemy delegować innym; - Wyrzucić stare, przedawnione dokumenty. Tendencja do odkładania dokumentów, na zasadzie, że „mogą się kiedyś przydać”, równa się stos niepotrzebnych papierów. Lepiej trzymać się zasady, która głosi „Jeżeli dany papier, dokument, druk jest bezużyteczny, to należy go wyrzucić od razu do kosza!”; - Mieć zawsze pod ręką sprawy bieżące np. spis telefonów, kody komputerowe, czyste kartki, długopisy, kalkulator oraz te dokumenty, które zawierają informacje niezbędne do codziennej pracy np. realizowane aktualnie projekty. - Od razu przeanalizować „nowy dokument”, który trafia na nasze biurko i:
a) od razu go przeczytać b) odłożyć na swoje biurko, jeśli dotyczy ciebie c) jeśli nie, to przekazać go osobie kompetentnej d) jeśli jest to bezwartościowy „świstek”, to wyrzucić do kosza e) jeśli dotyczy sprawy, która może poczekać, to należy wpiąć go do segregatora Pt. sprawy mało pilne Na koniec jeszcze jedna propozycja: Codziennie pod koniec dnia pracy poświęć 10 minut na uporządkowanie bieżących dokumentów.
