Organizacja dnia, czyli na nic nie mam czasu

Przed Tobą kolejne zadanie z terminem na wczoraj. Wokół biurka masa charakterystycznych żółtych karteczek, przypominających o pilnych zadaniach, z którymi nie wyrobiłaś się przedwczoraj i lista przypomnień w telefonie, które już nawet nie pamiętasz, po co ustawiałaś. Zarządzanie własnym czasem nie jest sprawą prostą, ale nie jest też niewykonalne.

Ile czasu zajmuje Ci przygotowanie raportu? Jak długo rozmawiałaś dziś przez telefon z przyjaciółką? Ile czasu spędziłaś na zakupach? Jak długo przeglądałaś facebooka, naszą-klasę czy demotywatory? Ile trwała Twoja przerwa na lunch?

Zanim zaczniesz rozliczać się sama przed sobą z czasu, który każdego dnia przecieka Ci między palcami, zastanów się, jak wygląda Twój przeciętny dzień. Nie licz w myślach. Zapisz punkt po punkcie, co robiłaś wczoraj i ile czasu Ci to zajęło. Jutro skorzystaj ze stopera i policz to jeszcze dokładniej. Nie rozciągniesz doby. Musisz więc zmieścić swój dzień… w jeden dzień. Da się to zrobić. Trzeba to tylko zrobić mądrze. Podpowiadamy jak!

Słyszałaś może o zasadzie „smart”? Pierwsze litery tego słowa, który z ang. oznacza „mądry”, definiują jaki powinien być każdy cel:
S (simple) – czyli prosty, a więc taki, który jesteś w stanie nazwać w sposób zrozumiały i jednoznaczny np. napisanie raportu
M (measurable) – czyli możliwy do zmierzenia, co oznacza, że musisz być w stanie określić w jakim stopniu już go zrealizowałaś, np. w raporcie brakuje mi już tylko podsumowania
A (achievable) – możliwy do osiągnięcia, czyli nie może on przekraczać Twoich możliwości (fizycznych, psychicznych, intelektualnych, finansowych itd.), np. napisanie raportu
R (relevant)- a więc istotny i ważny dla Ciebie (mycie naczyń nie jest celem ważnym, ale może nim być, jeśli np. potrzebujesz czystych naczyń, bo za godzinę spodziewasz się gości)
T (timely defined) – możliwy do określenia w czasie, co oznacza że musisz być w stanie określić kiedy zaczniesz wykonywać zadanie, a kiedy powinnaś osiągnąć cel, np. raport musi być gotowy w przyszły poniedziałek o godz. 16, potrzebuję 5 godzin, żeby go napisać, dysponuję czasem w środę i czwartek.

Do czego potrzebna jest nam ta definicja? Otóż w zarządzaniu własnym czasem bardzo przyda Ci się umiejętność odróżniania rzeczy ważnych i pilnych od tych, które nie są ani ważne, ani pilne. Musisz nauczyć się odróżniać i nazywać swoje cele, aby móc uporządkować je w szeregu i określić, w jakim stopniu są one priorytetem, a w jakim mogą poczekać. Każdy dzień zaczynaj od stworzenia listy tematów, które będą Twoimi zadaniami (celami) na dany dzień. Taką listę najlepiej jest sporządzić w kalendarzu i nie rozstawać się z nim przez cały dzień.

Kłopoty z organizacją czasu wynikają przede wszystkim z braku umiejętności planowania oraz odróżniania spraw pilnych od ważnych – mówi Alicja Krata, mediator i trener. Poczucie jego marnowania bierze się najczęściej stąd, że gubimy się w chaosie spraw do zrobienia, nie wyznaczając sobie celów i priorytetów. Pomóc może choćby samo wypisanie tego, co przed nami, i określenie hierarchii wartości – co jest ważne, co jest pilne, co można odłożyć i na kiedy, a co wymaga jeszcze podjęcia decyzji etc. – dodaje.

Przestań więc narzekać, że czas umyka Ci między palcami, tylko zacznij nim zarządzać. Stworzyłaś już listę celów (zadań na dany dzień)? Teraz czas uczciwie stworzyć drugą, równie ważną listę.

Wystrzegaj się "czasoskradaczy"

Zastanów się, co zwykle odciąga Cię od realizacji określonych zadań. Czy są to telefony, współpracownicy, dzieci, ulubione strony internetowe, programy telewizyjne, a może po prostu wyręczanie innych osób? Jeśli rzetelnie potraktujesz to zadanie, uświadomisz sobie, co najczęściej „kradnie” Twój czas.

Pułapki naszego poczucia zmarnowanego czasu tkwią też w tym, że często nie umiemy mówić „NIE” w sposób asertywny – przestrzega Alicja Krata. Czas, który zaplanowaliśmy na inne działania, poświęcamy niezapowiedzianym rozmówcom, spełnianiu próśb innych osób. Zaspokajamy potrzeby innych, a zapominamy o terminach realizacji przyjętych własnych zadań. Warto więc na co dzień uczyć się konsekwencji, skupienia się na rzeczach naprawdę ważnych i pilnych do zrealizowania. Wiele tzw. „przeszkadzaczy” może zaczekać, gdy jesteśmy świadomi tego, co jest naszym priorytetem, jakie są nasze cele, wartości, pasje - dodaje mediator.

Kiedy już ustalisz listę zadań na dany dzień i przemyślisz, co najczęściej rozprasza Cię podczas ich wykonywania, spójrz na swoją listę raz jeszcze i zastanów się, czy wpisałaś na nią też czas na odpoczynek i załatwianie prywatnych spraw. Nie możesz i nie powinnaś skupiać się tylko na tym, co ważne dla innych. To prosta droga do popadnięcia w pracoholizm. Na liście zadań umieść też czas dla siebie. To ważne, bo tylko w ten sposób będziesz bardziej efektywna. Nawet najlepiej skonstruowana maszyna przegrzeje się, jeśli ciągle będzie działać na zbyt wysokich obrotach. Szanuj siebie i swój czas.

POLECAMY: * 15. URODZINY WIRTUALNEJ POLSKI! GWIAZDY SKŁADAJĄ NAM ŻYCZENIA*