Organizuj swój czas

- Jestem strasznie zabiegana, na nic nie mam czasu - poskarżyła mi się kiedyś sekretarka prezesa dużej firmy. Czekałem na spotkanie z nim, a ona biegała po ogromnym gabinecie, załatwiając swoje sprawy. W ciągu dziesięciu minut, które spędziłem w jej królestwie, trzy razy odbierała telefon. Za każdym razem musiała do niego podejść ok. 7 m w jedną stronę (gabinet była naprawdę duży). Policzyłem, że jeśli pracuje 8h na dobę, średnio odbiera 3 telefony na 10 minut i za każdym razem, gdy zadzwoni słuchawka, robi czternastometrową wycieczkę, to... dziennie robi dwukilometrowy spacer, co zabiera jej ok. pół godziny. A wystarczyłoby, by ktoś, kto gabinet meblował, postawił telefon obok stolika z komputerem.

Absurdalne? Owszem. Powszechne? Jak najbardziej. Bardzo wiele biur zorganizowanych jest tak, by zmusić nas do marnowania czasu. Tymczasem wystarczy kilka zmian, zgodnych z regułą: im częściej używasz danego narzędzia, tym bliżej powinno stać. Jeśli bez przerwy robisz wydruki ze swojego komputera, postaw drukarkę obok biurka. Nie ma tam już miejsca? Odstaw na drugi koniec pokoju segregatory, do których ostatni raz zajrzałeś w zeszłym tygodniu. Często tracisz czas na szukanie potrzebnych telefonów? Kup korkową tablicę (kilkanaście złotych), do której przyczepisz karteczki z numerami. Kilka takich usprawnień, a możesz zaoszczędzić codziennie kilkadziesiąt minut.

Ale biuro to nie wszystko! Jeśli uważasz, że czas przelatuje ci przez palce, przede wszystkim posprzątaj w swojej głowie. Zacznij od ustalenia priorytetów. Co jest dla ciebie naprawdę ważne? Jaka praca przysparza ci najwięcej efektów? Dzień ma ograniczoną pojemność, zwykle nie pomieści wszystkich zadań, jakie chciałbyś zrealizować. Ale jedne z nich są naprawdę ważne, a bez innych twoja firma się obejdzie. Zamiast próbować wszystkie upchnąć w kalendarz, co odbije się na jakości ich wykonania, z części zrezygnuj, a resztę zrób naprawdę dobrze. Efekt będzie lepszy. Musisz tylko jeszcze wytłumaczyć szefowi, dlaczego tak a nie inaczej ustaliłeś priorytety.

Pamiętaj też, by zostawić sobie tzw. luzy czasowe.To krótkie przerwy pomiędzy naprawdę ważnymi czynnościami (np. spotkania z klientami). Dzień pracy jest bowiem jak domino. Jeśli upchniesz go do ostatniej minuty zadaniami, wystarczy, że poranne obowiązki się przedłużą, a spóźnisz się do wszystkich kolejnych. Z drugiej strony, jeśli uwzględnisz owe luzy, a nie będzie żadnej obsuwy, pozostaną ci niewykorzystane kilkunastominutowe fragmenty dnia. Dlatego miej listę krótkich zadań na "kiedykolwiek", które wetkniesz w niewykorzystane przerwy. Takie czynności to np. mało pilny e-mail czy telefon, uporządkowanie biurka albo artykuł, który miałeś przeczytać.

A na koniec - zapisuj sobie wszystkie zadania w kalendarzu. Rano będziesz mógł do niego zajrzeć i zaplanować dzień. Znacznie łatwiej to zrobić, mając wszystkie czynności przed oczyma. Poza tym nie zapomnisz o niczym ważnym i szef nie zmyje ci głowy.

(www.pracuj.pl)