Modne aranżacje przestrzeni biurowej

Amerykańscy naukowcy dowiedli (www.sciencedaily.com), że nic tak nie wpływa na efektywność i skuteczność pracy człowieka, jak nastrój, który związany jest z wyglądem miejsca pracy.

Obecna technologia daje nam dużo możliwości, zagospodarowania przestrzeni biurowej. Nowoczesne wzornictwo oraz innowacyjne rozwiązania przestrzeni biurowej są coraz bardziej modne. Są firmach, w których można poczuć się jak w domu, są biura o ekscentrycznych wystrojach wnętrz, które świetnie wpływają sprawdzają się np: w agencjach reklamowych. Są instytucje gdzie głównie dominuje wyposażenie klasyczne oraz takie, gdzie panuje minimalizm i nowoczesność.

Wygląd i kształt miejsca pracy mają duży wpływ na to, jak pracownicy wykonują codzienne zadania: w tym na ich motywację, efektywność, samopoczucie, wzajemną komunikacje i zadowolenie z pracy, a także niechęć do jej zmiany. Pracownik, aby mógł się rozwijać, realizować powierzone mu obowiązki i zadania oraz pokonywać codzienne problemy, potrzebuje przyjaznego miejsca pracy. W estetycznym biurze chętniej pracujemy, częściej się uśmiechamy i jesteśmy mniej konfliktowi. Pozytywna atmosfera pracy wpływa z kolei na jakość i efektywność wykonywanej pracy i na większe zaangażowanie.

Kreatywność w budowaniu przestrzeni biurowej jest pozytywna, ważne jednak by uwzględnić w niej specyfikę danej firmy, personelu, charakteru pracy, kultury organizacyjnej oraz wrażenie jakie dana firma, organizacja czy instytucja chce wywrzeć na swoich klientach, konkurencji, kontrahentach oraz na własnych pracownikach. Modne zagospodarowanie przestrzeni biurowej typu „open place” nie jest dobrym rozwiązaniem dla każdej firmy, pomimo że jest to jeden z najpopularniejszych sposobów aranżacji powierzchni biurowych na świecie. Często spotykam się z opiniami, że skupienie większej liczby pracowników w ramach „open place” ułatwia komunikację i pozwala na lepszą kontrolę i nadzór pracowników przez przełożonych. Kolejnym argumentem „za” jest łatwiejsza komunikacja pomiędzy pracownikami. W tak zorganizowanej przestrzeni przepływ informacji jest bardziej swobodny niż w tradycyjnych biurach z podziałem na pokoje, obieg dokumentów szybszy, a kontakt między pracownikami staje się bezpośredni i łatwiejszy.

Zwolennicy „open place” podkreślają też większą dostępność przełożonego. Pracując razem ze swoimi pracownikami szefowie nie budzą takiego lęku czy niepokoju jak w tradycyjnych biurach, gdzie do gabinetu szefa szło się głównie „na dywanik”. Menedżerowie przebywając i pracując razem ze swoimi podwładnymi na jednej przestrzeni stają się więc partnerem, a nie tylko i wyłącznie zwierzchnikiem. Czy tak rzeczywiście? Czy „open space” faktycznie pozwala na swobodniejsze relacje pomiędzy przełożonym a pracownikiem? Niektórzy uważają, że taka aranżacja sprzyja zindywidualizowanym kontaktom, a relacje służbowe stają się bardziej bezpośrednie i oparte na koleżeństwie i współpracy a nie na wzajemnej rywalizacji.

Obecne trendy aranżacji przedstawiają biuro przyszłości, jako to biuro w którym jest duże pomieszczenie dla 10-20 osób, z możliwością przesuwania ścianek działowych i specjalnymi pokojami do pracy wymagającej skupienia, spokoju i koncentracji. Słyszałam też określenie, że biuro XXI wieku powinno przypominać „indiańską wioskę” dla każdego własny namiot, a w środku wspólny plac do zebrań.

Kolejną nowością, szczególnie na zachodzie, jest wyposażenie biur typu hot desks czyli gorące biurka. Jest to sposób aranżacji, polegający na wykorzystaniu dostępnego czasu i wolnej przestrzeni. Hot desking to jedno stanowisko przysługujące więcej niż jednemu pracownikowi. Pracownicy nie mają więc stałego miejsca pracy tylko w razie potrzeby korzystają z wolnego aktualnie miejsca do pracy. System ten jest szczególnie polecany w przypadku pracowników np. handlowców, którzy większość czasu przebywają poza biurem, np. na spotkaniach z klientami. Hot desking umożliwia handlowcom dzielenie się między sobą niedużymi mobilnymi biurkami wyposażonymi w kółka, które w zależności od potrzeb i sytuacji można przesuwać np. z pokoju do pokoju, z pokoju do otwartej przestrzeni, z pokoju do sali zebrań itd. Każdy z pracowników ma osobistą mobilną szafkę na kluczyk. Szafkę tę można swobodnie przesuwać i dostawiać do biurka, które jest aktualnie dostępne. Czy to rzeczywiście jest to dobre rozwiązanie? Czy brak stałego miejsca
pracy dobrze wpływa na samopoczucie pracownika i jego związanie z firma? Nie sądzę.

Najbardziej podoba mi się opinia, że wystrój miejsca pracy powinien być przede wszystkim dostosowany do indywidualnych potrzeb danego stanowiska, danej branży i specyfiki firmy. Na przykład jeśli menedżer spędza czas głównie na spotkaniach i rozmowach w cztery oczy z kontrahentami, klientami, pracownikami to trudno będzie mu tu wykonywać w wieloosobowej sali. Pracownicy, którzy wykonują pracę o wysokim stopniu koncentracji jak: główna księgowa, informatyk, powinni mieć własne pomieszczenia, urządzone funkcjonalnie i zapewniające spokój i porządek. W pracy zespołowej, gdzie dana grupa pracowników ma np.: twórczo pracować nad danym zagadnieniem idealnie jest zaprojektować osobne pomieszczenie o przestrzeni wielofunkcyjnej. Wystrój biura powinien być przystosowany do kultury organizacyjnej firmy oraz powinien wychodzić naprzeciw indywidualnym potrzebom danego stanowiska pracy.

Niezależnie od tego, na jaki rodzaj aranżacji biura się zdecydujemy warto pamiętać, że urządzenie przestrzeni biurowej może :

1. ułatwiać lub utrudniać komunikację
   1. poprawiać lub uniemożliwiać pracę zespołową
   2. wzmagać lub osłabiać konflikty
   3. poprawiać lub obniżać wydajność pracy
   4. podnosić lub obniżać nastój pracowników
   5. wpływać na motywacje lub de-motywować pracowników.

Izabela Kielczyk
Psycholog biznesu, coach wyższej kadry menadżerskiej.
Współwłaściciel firmy szkoleniowej LABEL Sp. z o.o.