Zarządzanie zintegrowane

W rodzinnych przedsiębiorstwach etos pracy u podstaw ma strategiczne znaczenie. Jak w każdej firmie, także i w tym przypadku konieczne jest podjęcie wyzwania oparcia się o zintegrowany system zarządzania, dający holistyczne korzyści.

Współczesne środowisko biznesowe jest coraz trudniejsze do przewidzenia i dynamiczniejsze, ta prawidłowość dotyczy również przewidywalności zachowań globalnej konkurencji w branży. Efektywny system zarządzania to obecnie nieodłączna część składowa rozwoju firmy i jednoczesne wielokierunkowe działania doskonalące. Zmiany to konieczność, do której trzeba się dostosować, ale i stabilnie nimi zarządzać, uważając na procesy biznesowe.

Jeśli firma planuje wprowadzenie w życie więcej niż jednego systemu zarządzania, najkorzystniejszym rozwiązaniem będzie wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania. Składają się na niego różne podsystemy, zazwyczaj dwa bądź trzy, zgodne z wymaganiami normy ISO 9001. Z polityki przedsiębiorstwa wynikają cele, które najsprawniej da się zrealizować nie dzięki zastosowaniu oddzielnych systemów, a właśnie poprzez wprowadzenie procedur, praktyk oraz procesów połączonych w zintegrowany system zarządzania.

Przykładowe certyfikowane systemy zarządzania zintegrowanego, gwarantujące wymagane minimum, czyli integrację dokumentacji, to chociażby wykorzystujące cykl PDCA:

• Międzynarodowa norma ISO 9001.
• Wymagania APQP.
• System zarządzania środowiskowego ISO 14001.
• System sektorowy, przykładowo ISO 22000, GMP czy też BRC.
• System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy OHSAS 18001.
• System zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO/IEC 27001.

Wysoka jakość holistycznego zarządzania uwzględnia powodzenie przedsiębiorstwa jako całości bazującego na jego poszczególnych częściach. Dla dobrostanu i sukcesu firmy wdrożone i certyfikowane zarządzanie zintegrowane to same korzyści. Poniżej zebraliśmy najważniejsze z nich:

• Rozwój firmy na wszystkich płaszczyznach.
• Przedsiębiorstwo zyskuje zaufanie, a także prestiż, lepszą pozycję na rynku wymagającej Unii Europejskiej oraz w oczach osób z odpowiednich organizacji nadzorujących.
• Usprawnienie organizacji pracy w przedsiębiorstwie, co dokonuje się dzięki dookreśleniu zadań i wyznaczeniu osób odpowiedzialnych.
• Wyeliminowanie problemów i barier komunikacyjnych będących skutkiem nierozdzielenia konkretnych ról.
• Szybsza gotowość do reagowania na nowe wymagania klientów.
• Większa elastyczność na zmiany.
• Wysoka efektywność gospodarowania zasobami ludzkimi i nie tylko.
• Integracja dokumentacji, zmniejszenie jej ilości, a także procedur.
• Optymalizacja oraz redukcja kosztów związana bezpośrednio ze wzrostem zysków.
• Szybsze spełnianie wymogów prawnych i możliwość dostosowywania się do zachodzących w tej branży zmian.
• Wiele systemów pociągałoby za sobą mnożące się trudności techniczne.
• Zagrożenia zostają szybko zidentyfikowane.
• Możliwość wprowadzenia idei Kompleksowego Zarządzania Jakością w firmie, czyli Total Quality Management.

W przedsiębiorstwie rodzinnym również możemy wypracować wizję przyszłości w oparciu o nowoczesne standardy. Zintegrowany system zarządzania bazuje tutaj na środowisku, bezpieczeństwie oraz jakości. Budujemy go kilkuetapowo. Określamy politykę firmy, wraz ze szczegółowym rozpisaniem celów i zadań. Dopracowujemy sposoby ich realizacji, narzędzia, wskaźniki zmian, czas oraz osoby za to odpowiedzialne. Po opracowaniu założeń do systemu przychodzi czas na standardy funkcjonowania, z identyfikacją kwestii problematycznych, zakresu praw i obowiązków, ewentualnych trudności w komunikacji. Nie można pominąć etapu monitorowania wszelkich procesów oraz zadań z bezpośrednim nastawieniem na cel. Konieczne jest ustalenie harmonogramu z konkretnymi datami spotkań kontrolnych mających na celu rozliczenie z realizacji powierzonym osobom zadań. Do tego dochodzi monitoring wszelkich nieprzewidzianych wydarzeń. Im częstsze owe konkretne spotkania na różnych szczeblach zarządzania, tym szybsze możliwe będzie zareagowanie na ewentualne zmiany na rynku, zmiany potrzeb grup klientów oraz podjęcie skutecznych działań.