Rola szefa w budowaniu motywacji u pracowników

Co decyduje o tym, że ludziom chce się pracować lub nie? Od jakich czynników zależy skuteczna motywacja? Czy jeśli pracownicy odchodzą do konkurencji, to robią to dla większych pieniędzy? Czy raz zmotywowany pracownik, zawsze już będzie doskonale pracował? W jaki sposób wydobywać z ludzi to, co w nich najcenniejsze?

"Skuteczne zarządzanie ludźmi polega na uczeniu ich samodzielnego myślenia" Wolfgang Goethe

Kobieta, czyli wymarzony szef

Kobiety - słaba płeć w biznesie?

Styl nagradzania zależy od wielu czynników, ale nadrzędną rolę w motywowaniu odgrywa osoba szefa: jego styl zarządzania zespołem, umiejętności społeczne, czynniki osobowościowe, styl budowania relacji z pracownikami itd. Owszem, system motywacyjny zależy również od sytuacji w jakiej znajduje się firma, kultury i specyfiki danej organizacji oraz pracowników. To, jakimi pracownikami zarządza menadżer ma niebagatelny wpływ na to, jak będzie ich motywować.

Jak obrazuje poniższa anegdota:

Są cztery rodzaje pracowników:
* Tacy, którzy nie potrzebują stałej kontroli, presji, bo i tak będą efektywnie pracować.
* Tacy, którzy będą pracować z zapałem, gdy będą odpowiednio kierowani i motywowani.
* Tacy, którzy potrzebują „kija” i nadzoru.
* Oraz tacy, którym nic nie pomoże…

W każdej branży i firmie niezależnie od jej wielkości i specyfiki to ludzie są wartością nadrzędną, bo stanowią najcenniejsze aktywa przedsiębiorstwa. A wspaniałe rezultaty osiągają jedynie ludzie dobrze zmotywowani i zaangażowani w swoją pracę. Jednak, aby skutecznie zmotywować ludzi, nie wystarczy już metoda „kija i marchewki”.

Zasada „kija i marchewki” powinna zniknąć z atrybutów motywowania szefa. Stosując groźby i kary, nie motywuje się pracownika. Operując "kijem i marchewką", postępujemy z pracownikiem jak z niesfornym dzieckiem. Stosujący tę zasadę szef utrzymuje dystans, nie wchodzi w bliskie stosunki z pracownikami, chyba, że kogoś faworyzuje za lojalność. Taka forma „motywowania”, pobudza niezdrową rywalizację w zespole, powoduje wzrost wzajemnej wrogości, zawiści, a „wazeliniarze” zdobywają przewagę. Na takim zachowaniu pracowników traci cała firma, bo szef nie buduje relacji współpracy, zaangażowania, tylko skłóca i różnicuje pracowników między sobą.

Szefowie niezależnie od tego, w jakim stopniu zdają sobie z tego sprawę, wpływają stale na zachowania pracowników swoim stylem pracy, postawami, zachowaniami itd.
Rola szefa w motywowaniu odgrywa zasadnicze i podstawowe znaczenie. Skuteczny szef to taki szef, który stymuluje, a nie zmusza pracowników do wykonywania określonych zadań. Szef zespołu to lider, a bycie liderem oznacza inspirowanie i motywowanie ludzi. Przełożony, który sam nie jest zmotywowany, raczej nie zdopinguje do wysiłku podwładnych. Dlaczego? Bo „przykład idzie z góry”. Niepunktualny szef nie może wymagać punktualności od swoich pracowników. Jeśli będzie wymagał punktualności narazi się na utratę wiarygodności. Pracownicy nie będą go szanować i jednocześnie sami nie będą zmotywowani do przychodzenia na czas. Jeśli menadżer sam będzie opóźniał terminy projektów, nie będzie szanował klientów, to jak może motywować pracowników w zakresie efektywnej obsługi klientów? Warto pamiętać, że pracownicy działają na zasadzie „lustra”, to znaczy odzwierciedlają zachowanie swojego szefa. Najprawdopodobniej więc powielą zachowanie szefa w stosunku do klientów, a na tym ucierpi nie tylko dany zespół, ale również
wizerunek firmy.

• Unikaj „kija i marchewki.” Zasada „kija i marchewki” powinna zniknąć z atrybutów motywowania. Stosując groźby i kary, nie motywuje się pracownika. Operując "kijem i marchewką", postępujemy z pracownikiem, jak z niesfornym dzieckiem. Stosujący tę zasadę szef utrzymuje dystans, nie wchodzi w bliskie stosunki z pracownikami, chyba że kogoś faworyzuje za lojalność. Taka forma motywowania pobudza niezdrową rywalizację w zespole, powoduje wzrost wzajemnej wrogości, zawiści, a „wazeliniarze” zdobywają przewagę. Na takim zachowaniu pracowników traci cała firma, bo szef nie buduje relacji współpracy, zaangażowania, tylko skłóca i różnicuje pracowników między sobą.

• Techniki motywacji dostosowuj do indywidualnych potrzeb danego pracownika. Często szefowie przyznają sprawdzone, jednolite nagrody dla wszystkich pracowników. A warto pamiętać, że nie każdego motywuje to samo. Szef, który nie zna dobrze swoich pracowników, nie ma szans na skuteczne motywowanie całego zespołu. Bo to, co może być prezentem dla jednego pracownika, dla innego może być przykrym obowiązkiem. np.: wysłanie pracownika, któremu właśnie urodziło się dziecko, na prestiżowe szkolenie w weekend. Szef, który tak dobiera zadania, by odpowiadały one poziomowi umiejętności, zdolności i wiedzy poszczególnym pracownikom, efektywnie motywuje swój zespół. Kluczem do satysfakcji i jednocześnie wzrostu motywacji wewnętrznej jest poznanie osobistych potrzeb i zainteresowań pracowników. Poznanie indywidualnych potrzeb pracowników pozwoli na stworzenie puli skutecznych nagród w procesie motywowania. Najważniejszy jest dobór odpowiednich narzędzi motywacji w zależności do potrzeb danego pracownika. Inne narzędzia opracujemy dla kierownika, inne dla sprzedawców, a jeszcze inne dla pracowników biurowych. Także składniki wynagrodzenia dobrze jest dobierać indywidualnie do każdego pracownika albo do grupy pracowników na podobnych stanowiskach. Indywidualne podejście do systemu motywacyjnego ma tez inne korzyści, otóż postrzegane jest przez pracowników, jako docenienie ze strony przełożonych i wskazuje na czynne zaangażowanie menadżerów w sprawy zespołu. Odkrywając zainteresowania swoich pracowników, lepiej ich poznasz. Dzięki indywidualnym nagrodom, sprawisz pracownikowi radość oraz pokażesz, że twój wkład nie ogranicza się tylko do pieniędzy. Często dla pracowników jest ważny sam fakt, że szef chce poznać ich potrzeby, rozmawia z nimi, tworzy relacje. Jeśli wiesz, że twój dobry pracownik lubi balet, postaraj się kupić bilety na spektakl. Jeśli został niedawno tatą, podaruj abonament na podstawowe badania dla dziecka. Prezent nawet drobny, ale dany zgodnie z potrzebami lub pasjami podwładnego, jest cenną nagrodą i ma dużą wartość mobilizującą.

• Motywuj znając cel. Pracownicy chcą znać cel swojej pracy. Jeśli szef ma niejasno sprecyzowany kierunek działania zespołu, to ciężko mu będzie zmotywować ludzi do pracy. Dlaczego? Ponieważ motywacja zakłada jasne dążenie do przyszłości, a brak celu oznacza dryfowanie we mgle. Po zaspokojeniu podstawowych potrzeb (pensja, warunki pracy) pracownicy chcą się w pracy realizować psychicznie i społecznie, to znaczy: rozwijać swoje umiejętności, odczuwać satysfakcję, osiągać sukcesy, mieć możliwość awansu, działać z zaangażowaniem na rzecz firmy itd. Te potrzeby samorealizacji pracowników są niezbędne w efektywnym motywowaniu. Trudno je zaspokoić bez jasnego celu. Pracownicy mając mało wytycznych od szefa, nie znając długofalowych celów i strategii firmy, mają węższy obraz działań całej organizacji. Może się więc okazać, że pracownicy nie widząc głębszego sensu w zadaniu bez celu, nie wykażą się całą pulą swoich umiejętności, zdolności i wiedzy.

• Motywuj stawiając cele wysokie, ale realne. Cel musi być ambitny, jasno określony, realny i mierzalny, jeśli ma być skutecznym motywatorem. Warto poznać zasoby danego pracownika, by odpowiednio wyznaczać dla niego cele ambitne, ale zarazem realne do osiągnięcia. Cele mają stanowić wyzwanie dla pracowników. Ludzie lubią trudne cele, a dla wielu z nich postawienie zbyt łatwego celu nie rodzi motywacji, wręcz demotywuje i zniechęca do dalszego działania. Owszem wyzwanie jest kwestią subiektywną, bo co dla jednych jest wyzwaniem dla innych jest zniechęcające. Pracownik powinien mieć więc poczucie, że wyznaczony cel jest możliwy przez niego do osiągnięcia, ale jednocześnie trudny i dający wyzwanie.

• Stosuj codzienną motywacje, a nie raz na rok. Wspólny wyjazd firmowy czy impreza raz na rok nie motywują. To raczej rozrywka dla wszystkich pracowników. Brak pozytywnych pochwał ze strony szefa może doprowadzić do sytuacji, w której dobrzy pracownicy zaczną odchodzić. Nagrody słowne powodują wzrost poczucia własnej wartości oraz uznania w oczach szefa. Słowa: „ dziękuje”, „doceniam…”, „dobra robota”, „ to jest cenne dla firmy” budują i wzmacniają wzajemne relacje na linii zespół - szef.

• Przyznawaj wyróżnienia specjalne dla szczególnych, długoletnich i godnych zaufania pracowników. Zmniejsz kontrolę dobrego pracownika, daj mu większe poczucie odpowiedzialności i samodzielności w działaniu. Zwiększ jego zakres kompetencji, np. przydziel prestiżowych klientów. Zmniejsz dystans między sobą a danym pracownikiem. Wspólnie uzgadniaj z nim ważniejsze decyzje, dziel się informacjami o firmie. Zwiększ ryczałt samochodowy, telefoniczny, pozwól na używanie samochodu służbowego do celów prywatnych. Zaproponuj elastyczne godziny pracy.

• Nie czekaj z pochwałą, nagradzaj od razu! Nagroda powinna pojawić się zaraz po dobrze wykonanym zadaniu. Nie zwlekaj z nagrodami na koniec miesiąca, na jubileusz firmy, na koniec roku itd. Nie łącz również danej nagrody z innymi okazjami, np. bonusami na święta. Daj pracownikowi poczucie, że zrobił coś cennego dla firmy, niech poczuje satysfakcję i specjalne wyróżnienie.

• Nagradzaj publicznie, karz w cztery oczy. Szefowie nagradzają pracowników za pewne konkretne postawy. Nagradzając publicznie, na konkretnych przykładach pokazujesz i uczysz pracowników, jakie zachowania zasługują na Twoje uznanie i pochwałę. Dodatkowo, jeśli będziesz nagradzał po cichu, na boku i nie poinformujesz o tym reszty pracowników, narazisz się na zarzuty faworyzowania kogoś bez wyraźnej przyczyny i tym samy wywołasz konflikty w zespole.

• Nie łącz pochwał z krytykowaniem. Kiedy łączysz nagrodę z krytyką, obniżasz wartość motywacyjną pochwały, a pracownik będzie szczególnie pamiętał karę. Np.: „Mam nadzieje, że ta nagroda, jest słuszna i tym razem nie sądzie Pan na laurach?”. Dodatkowo sugerujesz, że pracownik jest nieodpowiedzialny i że na skutek pochwal, przewróci mu się w głowie.

• Strzeż się nadmiaru pochwał bez powodu. Ciągle pochwały bez jasno określonych powodów, przyczyniają się do spadku motywacji, pracownicy szybko przyzwyczajają się do ciągłych nagród i przestają się starać. Nagrody bez wyraźnych zasług powodują chaos w zespole, bo szef nie daje jasno do zrozumienia, co zasługuje na jego uznanie, a co nie. Pochwały dawane bez wcześniejszego przeanalizowania ich roli w zakresie motywowania, nie spełniają swojej pozytywnej funkcji. Stają się bezwartościowym systemem, który powoduje brak zapału do dalszej pracy.

• Doceń rolę pozafinansowych motywatorów. Pieniądze, podwyżki to nie jedyne sposoby nagradzania. Po osiągnięciu pewnego poziomu zarobków, pieniądze, zgodnie z teorią motywacji F. Herzberga, stają się czynnikiem mało motywującym. Owszem gdyby zabrano pensje, pracownicy utracili by motywacje, ale sam fakt zarabiania nie powoduje po pewnym czasie wzrostu zaangażowania. Pracownicy często uważają, że pieniądze i tak im się należą, nawet te dodatkowe, a kolejna podwyżka powoduje wzrost oczekiwań co do następnej. Dlatego w skutecznym motywowaniu warto wyjść poza „premie”, „gotówki”, „bony”. Proponuję założyć np.: „teczkę nagród” dla każdego pracownika. Stworzony w ten sposób zbiór nagród, pozwoli na stworzenie puli, z której będzie można wybierać skuteczne narzędzia motywacyjne.

W budowaniu systemu motywacyjnego rola szefa odgrywa kluczowe znaczenie. Pracownicy to barometr działań szefa. Stara zasada mówiąca, że „przykład idzie z góry” jest wciąż aktualna.

Izabela Kielczyk
Psycholog biznesu, coach wyższej kadry menadżerskiej.
Współwłaściciel firmy szkoleniowej LABEL Sp. z o.o.